BirHesap ön muhasebe sisteminde yeni bir müşteri veya tedarikçi kaydı oluşturabilir; VKN/TCKN sorgulaması ile firma bilgilerini GİB sisteminden otomatik olarak çekerek hesap ekleme işlemlerinizi saniyeler içinde tamamlayabilirsiniz.
📌 Bu Kılavuzda Neler Var? #
📋 İşlem Öncesi Bilinmesi Gerekenler #
Yeni müşteri veya tedarikçi kaydı oluştururken dikkat etmeniz gereken hususlar:
- VKN / TCKN Otomatik Sorgulama: Müşterinizin Vergi Kimlik Numarasını veya T.C. Kimlik Numarasını girerek GİB’den Getir butonuna bastığınızda, firma unvanı ve vergi dairesi bilgileri otomatik olarak doldurulur.
- Adımlı Kayıt Sihirbazı: Kayıt işlemi 1. Temel Bilgiler, 2. Adres & İletişim ve 3. Finans olmak üzere 3 aşamadan oluşur.
- Zorunlu Alanlar: Müşterinin faturalandırılabilmesi için Firma Unvanı ve geçerli vergi/kimlik bilgilerinin eksiksiz girilmesi önem taşır.
🛠️ Müşteri Oluşturma Adımları #
Sisteme yeni bir müşteri eklemek için aşağıdaki adımları takip edin:
-
Müşteri Oluştur Ekranına Erişin
Sol navigasyon menüsünden Satışlar → Müşteri Oluştur sekmesine tıklayın. Dilerseniz Satışlar → Müşteri Listesi sayfasının sağ üstünde bulunan yeşil + Yeni Müşteri butonunu da kullanabilirsiniz. -
1. Aşamada Temel Bilgileri ve Vergi Bilgilerini Girin
Açılan pencerede müşteri kimlik ve kategori tanımlamalarını yapın:- VKN / TCKN ile Hızlı Arama: İlgili alana numarayı yazıp GİB’den Getir butonuna basarak firma unvanı ve vergi dairesi bilgilerini otomatik çekin.
- Firma Unvanı: Müşterinizin resmi Unvan/Ad Soyad bilgisini kontrol edin.
- Kısa İsim ve Müşteri Kodu: Müşteriyi panel içerisinde hızlı tanımak için kısa isim veya opsiyonel cari kod tanımlayın.
- Kategori ve Fiyat Listesi: Müşterinizi gruplandırmak için kategori seçin ve varsa uygulanacak özel fiyat listesini atayın.
-
2. Aşamada Adres ve İletişim Bilgilerini Doldurun
Açılan ikincil sekmede müşterinizin resmi adres ve iletişim detaylarını tanımlayın:- Ülke, İl ve İlçe: Müşterinin bulunduğu konumu açılır listeden seçin.
- Açık Adres: Açık fatura adresini doldurun.
- İletişim Bilgileri: E-Posta adresi, Telefon ve Faks numaralarını girin.
-
3. Aşamada Finansal Bilgileri Belirleyin ve Kaydedin
Açılan finansal ayarlar sekmesinde:- Takip Para Birimi: Cari hesap bakiyesinin takip edileceği para birimini seçin (Örn: Türk Lirası (TRY)).
- IBAN Bilgileri: Havale/EFT ve ödeme süreçlerini hızlandırmak için müşterinize ait IBAN numarasını ekleyin.
⚠️ Önemli Bilgiler & İpuçları #
- GİB Sorgulama Hakkı: VKN/TCKN sorgulama alanında kalan ücretsiz sorgu hakkınızı takip edebilirsiniz.
- Kategori Gruplandırma: Müşterilerinize özel kategoriler atayarak raporlamalarda filtrelenmelerini kolaylaştırabilirsiniz.
- Fiyat Listesi Tanımlama: Müşteriye özel fiyat listesi atadığınızda, o müşteriye kesilecek faturalarda seçili fiyatlar otomatik olarak yüklenir.
❓ Sık Sorulan Sorular (SSS) #
Soru: VKN/TCKN ile arama yaptığımda firma bilgileri gelmiyor, ne yapmalıyım? #
Cevap: Numarayı doğru girdiğinizden emin olun. GİB servislerinde geçici bir yoğunluk olması durumunda Firma Unvanı ve Vergi Dairesi alanlarını elle de doldurabilirsiniz.
Soru: Oluşturulan bir cariyi hem Müşteri hem de Tedarikçi olarak kullanabilir miyim? #
Cevap: Evet. BirHesap altyapısında eklediğiniz tüm cariler hem satış hem de alış işlemlerinde ortak cari hesap olarak kullanılabilir.