e-Dönüşüm süreçlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter gibi işlemler artık dijital ortamda gerçekleştiriliyor. Bu işlemlerin güvenli ve resmi olarak yapılabilmesi için ise mali mühür ve e-imza kullanılıyor.

Her iki sistem de elektronik belgelerin doğruluğunu ve güvenliğini sağlamak amacıyla kullanılsa da kullanım alanları birbirinden farklıdır.

Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, şirketler adına kullanılan dijital onay ve güvenlik sistemidir. Elektronik ortamda oluşturulan belgelerin firmaya ait olduğunu doğrular ve belgelerin sonradan değiştirilmediğini garanti altına alır.

Özellikle anonim ve limited şirketlerin e-Fatura sistemine geçiş yapabilmesi için mali mühür kullanması zorunludur. Mali mühür genellikle USB cihaz veya akıllı kart şeklinde kullanılır ve Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) tarafından sağlanır.

Mali mühür sayesinde:

• e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri güvenli şekilde onaylanır
• Resmî geçerlilik sağlanır
• Belgelerin bütünlüğü korunur
• Dijital işlemler güvenli hale gelir

e-İmza Nedir?

e-İmza, elektronik ortamda kullanılan dijital imzadır. Hukuki olarak ıslak imza ile aynı geçerliliğe sahiptir ve kişiye özeldir.

Şahıs şirketleri e-Fatura başvurularında mali mühür yerine e-imza kullanabilir. Ayrıca birçok resmi başvuru, sözleşme ve dijital işlemde de e-imza kullanılabilmektedir.

e-İmza ile:

• Belgeler elektronik ortamda imzalanabilir
• Resmî işlemler hızlı şekilde tamamlanabilir
• Evrak süreçleri dijital ortamdan yönetilebilir
• Güvenli kimlik doğrulaması sağlanır

Mali Mühür ile e-İmza Arasındaki Fark Nedir?

Mali mühür şirket adına kullanılırken, e-imza kişiye özeldir. Mali mühür daha çok kurumsal işlemler için tercih edilirken, e-imza bireysel kullanım alanlarında da kullanılabilir.

Nasıl Alınır?

Mali mühür başvuruları Kamu SM https://kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr/ üzerinden yapılırken, e-imza başvuruları yetkili elektronik sertifika sağlayıcıları aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Başvuru sonrası cihazlar kullanıcıya teslim edilir ve gerekli sürücüler kurulup kullanılmaya başlanır.