E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasındaki Farklar ve İptal/İtiraz Süreçleri
Dijitalleşen ticaret dünyasında faturalandırma süreçleri hem hızlandı hem de karmaşıklıktan uzaklaştı. Ancak ön muhasebe ve e-ticaret süreçlerini yönetirken en sık karşılaşılan soruların başında “E-Fatura mı kesmeliyim, E-Arşiv Fatura mı?” ve “Hatalı kesilen bir faturayı nasıl iptal edebilirim?” soruları geliyor.
İlk bakışta birbirine benzer görünen bu iki belge; gönderildiği alıcı tipinden belgenin formatına ve iptal/itiraz yöntemlerine kadar kritik farklar barındırır. İşletmeniz için doğru adımları atmak hem yasal cezalardan korunmanızı hem de ön muhasebenizi hatasız yürütmenizi sağlar.
1. E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Fatura: Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) altyapısı üzerinden yalnızca e-fatura mükellefi olan şirketler (B2B) arasında elektronik ortamda iletilen resmi belgedir. Müşterinize e-posta veya kargo ile gitmez, direkt alıcının e-fatura sistemine düşer.
E-Arşiv Fatura: E-fatura kullanmayan şirketlere veya bireysel müşterilere (B2C) kesilen elektronik faturadır. Alıcıya e-posta, SMS veya fiziki (kağıt) çıktı olarak teslim edilebilir.
2. Anlaşılır Karşılaştırma Tablosu & İptal Süreçleri
Aşağıdaki tabloda en üstteki başlıklardan iki fatura türünün temel farklarını ve Birhesap kullanıcılarının bilmesi gereken iptal ve itiraz şartlarını yan yana inceleyebilirsiniz:
| Özellik / Durum | E-FATURA (B2B) | E-ARŞİV FATURA (B2C / E-Faturasız) |
|---|---|---|
| Alıcı Kimdir? | Sadece e-fatura mükellefi olan şirketler. | E-faturasız şirketler ve son tüketiciler (bireysel). |
| Birhesap Portalından İptal Kolaylığı |
Portaldan İptal Edilemez Alıcı Reddi veya GİB İptal Portalı gerektirir. |
Birhesap Panelinden Kolay İptal 7 gün içinde tek tıkla sistemden iptal edilebilir. |
| İptal / İtiraz Süresi | Fatura ulaştıktan sonra 8 gün. | Düzenlendiği tarihten itibaren 7 gün. |
| İptal Mekanizması Nasıl İşler? |
• Ticari Fatura: Alıcı 8 gün içinde sistemden Red verebilir. • Temel Fatura: Sistemde red yoktur; GİB İptal Portalı ‘ndan talep açılır, alıcı onaylar. |
• 7 Gün İçinde: Birhesap panelinden tek tıkla iptal edilir. • 7 Günden Sonra: İptal kapandığı için alıcıdan İade Faturası alınır veya Gider Pusulası düzenlenir. |
| Kağıt Çıktı Geçerliliği | Kağıt çıktının yasal hükmü yoktur, dijital hali esastır. | İstenirse kağıt çıktısı alınabilir veya dijital iletilebilir. |
3. Fatura İptallerinde Dikkat Edilmesi Gereken Kritik Detaylar
⚠️ E-Faturam Neden Birhesap Panelinden İptal Edilemiyor?
E-fatura GİB altyapısı ile kapalı devre çalışan bir sistemdir. Birhesap kullanıcısı olarak kestiğiniz E-faturayı sistemden tek taraflı silme veya iptal etme yetkisi yoktur. Eğer fatura Ticari E-Fatura ise alıcının 8 gün içinde kendi sisteminden “Red” vermesi gerekir. Temel E-Fatura ise GİB E-Fatura İptal Portalı üzerinden talep oluşturulup karşı tarafın onay vermesi beklenmelidir.
💡 E-Arşiv Faturada 7 Gün Kuralı ve Birhesap Kolaylığı:
Birhesap ön muhasebe panelinde kestiğiniz E-Arşiv faturaları düzenlenme tarihinden itibaren 7 gün boyunca panelinizdeki “İptal Et” butonuyla anında iptal edebilirsiniz. 7 günü aştıktan sonra sistem yasal olarak iptale izin vermeyecektir. Bu durumda müşterinizin size İade Faturası kesmesi (bireysel müşteri ise Gider Pusulası düzenlemeniz) gerekir.
4. Birhesap Hatalı Fatura Riskini Nasıl Sıfırlar?
Faturalandırma süreçlerinde “Alıcı e-faturacı mıydı?”, “Hangi tür faturayı kesmeliyim?” kaygısı taşımanıza gerek yoktur:
- Otomatik Mükellef Sorgulama: Birhesap’ta müşteri VKN/TCKN numarasını girdiğiniz an sistem GİB kayıtlarını sorgular. Müşteri e-fatura kullanıcısı ise otomatik olarak E-Fatura, değilse E-Arşiv Fatura şablonunu hazırlar.
- Zamanında İptal Takibi: Düzenlenen E-Arşiv faturalarınızın 7 günlük süresini panel üzerinden kolayca takip edebilir, hatalı işlemleri resmi raporlama süresi dolmadan anında düzeltebilirsiniz.
Birhesap ile Muhasebe ve Faturalama Süreçlerinizi Güvenceye Alın
Siz de E-Fatura ve E-Arşiv süreçlerinizi karmaşık mevzuatlarla uğraşmadan, sıfır hatayla yönetmek istiyorsanız Birhesap’ın akıllı ön muhasebe çözümlerini hemen deneyin!